北京药师协会供应商管理办法

第一章 总则

第一条 为了规范北京药师协会（以下简称“协会”）供应商的管理，与实力强、信誉好的供应商建立长期互惠供求关系，优化采购资源、规避采购风险、保证采购质量、控制采购成本，建立供应商动态管理机制，结合协会实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于协会供应商管理。

第三条 本办法所称供应商是指向协会提供货物的制造商、经销商及服务的提供商等具备独立法人资格的企业。

 

第二章 供应商划分

第四条 职责分工

（一）供应商管理小组，包括秘书长，会长助理、业务部门负责人、办公室负责人相关负责人，主要负责供应商准入、考核评审工作。

（二）办公室负责供应商管理办法修订，负责供应商准入、评估考核、退出等管理工作，负责供应商信息库建立及资质档案管理工作；

（三）业务部门负责对供应商的综合能力进行评估，并向办公室提供考核评审依据，协助办公室完成供应商考核评审工作。

第五条 供应商管理原则

质量和规模原则。坚持质量第一，响应速度快，专业能力强；

客观公正原则。公开考评标准及考评过程，依据事实对供应商进行客观评价。

第六条 供应商分类

按照供应商准入方式，分为整包供应商、单项供应商和日常供应商三类。

（一）整包供应商：能够整合单项供应商，并提供一体化项目解决方案的供应商。

（二）单项供应商：类似于车辆、物料制作、舞美搭建等单项专业供应商。

（三）日常供应商：公司日程运行所需要的供应商，包括但不限于花店、装修、电力等公司

第七条 供应商分级

根据考评结果供应商可分为优秀、合格、不合格三级。

（一）优秀供应商享有在同等条件下优先选择权利；

（二）合格供应商享有了解掌握基本采购信息及参与我公司采购活动等权利；

（三）不合格供应商在至少一年内不得参与公司范围项目的采购活动。

 

第三章 供应商管理

第八条 供应商准入管理

供应商准入基本要求：

（一）具有独立承担民事责任的能力，公司证照齐全，为一般纳税人；

（二）具有良好的商业信誉，近3年内的经营活动中无重大违法记录。

（三）准入方式、准入依据及有效期：（合规提供有文件）

以上供应商申报“准入”需提交的资质文件（合规提供有文件）

第九条 供应商开发

开发：各部门负责牵头供应商开发工作，可根据公司业务发展需求，开发新的供应商，完善和丰富供应商库。

推荐：各业务部门也可根据业务发展需要，向办公室推荐供应商，按照供应商准入控制条件提交有效资质文件，并填写《入库供应商信息登记表》（合规提供有文件）。

办公室负责评审会的组织和召开。在评审会召开前，各相关部门可推荐名录以外管理水平高、履约能力强、信誉良好的供应商作为待评单位，并填写《供应商信息登记表》和相关资信资料（包括但不限于营业执照、组织机构代码证、税务登记证等资料复印件加盖单位公章）审核后报送至办公室作为评审依据。

 从产品质量、到货周期、履约能力、诚信状况、不良行为记录情况等方面对名录中的企业进行评审，评审结果分为“通过”和“不通过”两种。经审批通过的供应商纳入公司《合格供应商信息库》，办公室负责供方资料的录入及存档工作。

对于连续两次无故拒绝邀请合作的企业，应从《合格供应商信息库》名录中清出，并在两年内不接受其加入供应商库的申请。

第十条 供应商考核管理

（一）办公室每年12月20日前完成年度供应商考核评审工作；

（二）办公室向各业务部门发出《供应商考评表》，由各业务相关部门按照供应商本年度向本部门业务中提供的产品质量及服务质量反馈意见，办公室收集考评资料，进行评估分析，评估考核结果报供应商管理小组审定。

（三）当年未发生往来业务的供方不参与年度评审，如连续两年未发生往来业务的供方单位，从合格供应商库中清退。

（四）针对造成工期延误、严重影响项目质量及发生其他特殊情况的供应商服务不到位等问题，业务部门应于第一时间提交书面材料作以说明，由办公室上报供应商管理小组对其核查后予以通报，视情况严重性在年度考核评审中作出退出处理，并列入《不合格供应商库》。

第十一条 供应商退出管理

（一）供应商年度综合业绩考评结果“不合格”的，列入《不合格供应商库》，至少一年内不得参与公司范围内的项目的采购活动。

（二）发生以下任一种情况，由办公室对情况进行核查后上报供应商管理小组审定后，列入《不合格供应商库》，至少一年内不得参与公司范围内的货物和服务类项目的采购活动。

1.质量不合格：出现产品质量不合格，且不能积极配合我司完成退换货处理要求的，由办公室向其下发整改通知书，整改效果不明显或不能完全解除问题的；

2.安装不合格：因产品安装或系统整体联调时系统/设备无法正常运行，影响项目进度，由办公室向其下发整改通知书，整改效果不明显或不能完全解除问题，且在整改过程中不能积极配合解除问题的；

3.服务不及时，导致客户投诉2次及以上，由办公室向供应商下发整改通知书，如整改通知书下发后仍不配合解除客户投诉的。

4.进入供应商库两年内没有和公司发生任何业务，在要求报价或配合时也不能做出积极响应的供应商，由办公室上报供应商管理小组后，列入《不合格供应商库》。

第十二条 关联关系申报与禁止关联交易

（一）供应商在入库及合作期间，应主动向协会办公室申报其与协会工作人员（包括但不限于理事、监事、秘书处全体人员、评审小组成员等）是否存在关联关系。关联关系包括但不限于股权控制、同一实际控制人、主要人员交叉任职、近亲属关系及其他可能影响交易公正性的利益关系。

（二）严禁供应商以任何形式利用协会工作人员的职权、影响力或其关联方，与协会进行可能损害协会利益或违反公平交易原则的关联交易。

（三）协会工作人员及其近亲属直接或间接控制的供应商，原则上不得参与协会的采购活动。确因业务特殊、无其他替代供应商的，须经供应商管理小组全体成员一致同意，并履行关联交易特别审批程序，相关信息应在协会内部予以公示。

（四）供应商隐瞒关联关系、通过不正当手段获得准入或参与采购的，一经发现，立即从合格供应商库中清退，列入不合格供应商库，并至少两年内不得重新申请入库；给协会造成损失的，协会保留追究法律责任的权利。

 

第十三条 供应商信息变更管理

供应商在发生名称、法定代表人、注册地址、企业类型、注册资金、经营范围等注册内容变更时，办公室应及时督促供应商提供工商准予变更的批文以及新的资信材料，经审核合格后，给予变更。开户行、帐号信息变更必须提供法人签字以及加盖单位公章和财务专用章的变更函。

 

第四章 附则

第十四条 协会供应商管理工作中若出现其他特殊事项未在本办法中涉及，由办公室负责上报供应商管理小组召开会议进行商讨解决。本办法最终解释权由办公室负责。

第十五条 本办法自发布之日起正式实施。